Zunächst muss zwischen den Lehrkräften der beteiligten Schulen Klarheit darüber geschaffen und schließlich eine Vereinbarung getroffen werden, auf welche Schritte und Aufgaben sie sich für das Projekt verpflichten:
Zusätzlich werden die Standards des Datentauschs vereinbart. Im Idealfall reicht die alleinige Datenübertragung zwischen den Rechnern der Schulen aus, um die Projektbeteiligten mit einem konstanten Strom an Texten sowie Bild- und Tondokumenten zu versorgen. Es wird festgelegt, an welchen Tagen Dokumente verschickt werden.
Es werden „Umleitungen“ und „Fluchtwege“ vereinbart, für den Fall, dass die elektronische Kommunikation zwischen den Rechnern der Schulen versagt: Dies kann der Austausch von zusätzlichen (privaten) E-Mail-Adressen sein oder die Zusage, notfalls auch auf dem herkömmlichen Postweg Daten zu versenden.
Es wird die unmittelbare Quittierung von eingegangenen bzw. die Reklamation von fehlerhaften Sendungen vereinbart.
Ab Projektbeginn einigen sich die betreuenden Lehrkräfte auf einen Tag (wöchentlich, vierzehntägig oder monatlich), an dem sie sich gegenseitig über Verlauf, Probleme, Fortschritte usw. informieren. Allein eine ständige Rückkoppelung hält die Frustschwelle niedrig! Nur wer informiert ist, kann flexibel reagieren!